【環球旅訊】注：本文觀點來自監管軟件開發公司Oversight Systems的CEO Patrick Taylor。

　　關于整個旅游行業如何利用大數據來優化其產品和服務的話題我們已經聽了太多。

　　然而，差旅經理需要定期采取哪些具體措施才能從差旅和費用數據中得出有價值的結論呢？

　　要對商業數據分析技術加以利用，旅游企業可以采取一個簡單、可行的方法，即對支出數據的詳細信息進行整體評估和定期檢查，得出能反映行為模式的結論，然后提出具體建議來直接改善差旅項目。

　　T&E（Travel and expense，旅行及費用）通常是公司的第二大酌情支出，在公司總支出中所占的平均比例高達6%。受如今專注于新興市場的企業環境的影響，這一指標還會繼續增長。因此，讓每一分預算都花得物有所值是很重要的。

　　你應該用以下五種商業數據分析方法來優化你的差旅項目：

　　1.改變商旅者行為

　　商業數據分析在這方面能夠產生巨大影響。

　　全球商務旅行協會基金會（GBTA Foundation）近期的一項研究顯示，59%的商務旅行者稱其在最近的旅行中至少有一項主要旅行費用超支，其中90%是有意識地違反特定的某項差旅費用規定，比如購買機票時選擇商務艙而非經濟艙，或者在酒店多住一晚。

　　改變這種行為的最好方式是找出商務旅行者在某個累計時段的行為模式。

　　你可以考慮每個月分析一次數據，找出公司里最容易造成差旅超支的20個人，然后著重對他們進行監管，并與他們的上司合作，讓他們認識到自己的超支行為以及累積的超支金額。

　　商務旅行者一旦知道這些數據會受到監控，你就會驚喜地發現公司全體員工的表現都有了很大的改變。

　　2.開放預訂也要管理好預算

　　開放式預訂讓商務旅行者有了更多的決定權，相對地，差旅管理人員的控制權減少了，因此只能用“信任，但要核查”的方式來管理合規性和支出。

　　一般來說，預訂交易中存在問題的只占少數，“存在問題的”商旅者更是少之又少。

　　用分析法找出這些“存在問題的”商旅者，你就能夠進行反饋，以改變他們的行為（必要的時候取消他們享受開放式商務旅行的特權）。

　　結合分析法來實行“信任，但要核查”策略的話，你既能讓商務旅行者使用他們選擇的工具來進行預訂，也能控制成本和減少商務旅行者違反差旅費用規定的情況發生，從而減少差旅管理中的麻煩。

　　換句話說，你無需讓多數人為少數人的不良行為買單，這也是改變商旅者行為的一種方式。

　　正如前面說過的，一旦商旅者知道他們受人監管，他們整體上的行為就會發生變化。

　　3. 辨認和管理類別錯誤的支出

　　盡管T&E管理系統精簡了商旅者對費用進行說明的流程，但選擇支出類別的下拉菜單里所給出的選項太寬泛了。

　　例如，選擇“酒店”或“出租車”比輸入支出類別要方便得多。當商旅者不小心選錯支出類別或者故意選擇與旅行預訂交易不相關的支出類別時，就會產生麻煩。

　　遺憾的是，這樣的分類錯誤可能會帶來很多不良后果，比如影響上報國稅局的可抵扣費用數目，導致開銷分配不當和隱瞞不符合公司政策的開支。

　　4. 處理重復申請

　　T&E管理系統能夠有效阻止商旅者在同一份開支報告中提交兩項相同的開支。

　　然而，如果一項支出重復出現在同一商旅者的多個開支報告中或兩名商旅者于不同時段在不同報告中申請同一支出時，事情便有些棘手了。

　　5. 為公司的反賄賂及反貪污舉措提供支持

　　也許這不是你優先考慮的事情，但分析差旅數據可以對公司的反賄賂和反貪污舉措有很大的幫助。

　　舉個例子，你的員工是否會為了招待國外官員而做出一些違規行為，比如帶他們去享用一頓奢華的午餐？如果會，那你的公司就可能會被監管部門盯上。

　　幸運的是，你可以使用數據分析工具來辨別哪些開銷有違特定市場中的“常規和慣例”，以保證你的公司的行為都符合規定。

　　何不考慮一下那些能夠助你把大數據化繁為簡的分析工具呢？

　　為了讓大數據分析看起來不那么令人生畏并且易于進行，我們開發了一個基于需求的分析工具。差旅管理人員只需簡單地上傳數據，就能夠得到簡單易懂并且有價值的分析結果，讓一線的非技術人員采取相應措施。

　　沒錯，大數據的規模何其龐大，而商業分析又是一項十分令人困惑和具有難度的事情，尤其是對不知從何下手的人來說。

　　退后一步，從整體上分析數據，再借助正確的工具，你就能輕松地利用所得的數據來得出有價值的結論，獲得持續性的改善。這樣不僅有益于公司差旅項目的管理，幫助你開展工作，還能從整體上強化公司，影響公司的利潤。